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les audiences virtuelles

Questions et réponses – Renseignements et instructions sur les audiences virtuelles et MS Teams

La Cour du Banc du Roi et la Cour provinciale utilisent maintenant Microsoft Teams (« Teams ») comme plateforme pour les conférences et les audiences tenues virtuellement. Nous prévoyons d’étendre l’utilisation de la plateforme de visioconférence Teams à une grande variété d’instances judiciaires dans la mesure où la technologie est indiquée pour les parties au litige et les questions en jeu.

• Veuillez consulter la page Web Tribunaux du Manitoba pour connaître les renseignements à jour. Toutes les annonces et mises à jour concernant les modifications apportées au fonctionnement des tribunaux du Manitoba se trouvent ici, y compris les détails sur les affaires traitées à distance : Les tribunaux du Manitoba – COVID-19.

1.      De quel matériel ai-je besoin?

La Cour utilise Microsoft Teams pour tenir les audiences virtuellement. La participation à une audience Teams nécessite un accès Internet et un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent muni d’un microphone et d’une caméra fonctionnels.

Si vous n’avez ni ordinateur, ni tablette, ni téléphone intelligent, vous pouvez participer par téléconférence en composant le numéro sans frais indiqué dans le courriel contenant le lien vers l’audience. À l’invite, vous devez entrer le numéro de la conférence pour accéder à l’audience.

Configuration matérielle requise pour Microsoft Teams – Microsoft Teams | Microsoft Docs

NOTE : Vous devez également disposer d’un téléphone comme moyen de communication de secours en cas de difficultés techniques.

2.      Quelle est la formation offerte sur Microsoft Teams aux avocats et aux parties?

• Un tutoriel vidéo sur Teams
• Diverses formations vidéo Microsoft Teams en ligne
• Guide de dépannage Teams

3.    Comment puis-je tester mon matériel avant l’audience 

Vous pouvez, sur demande, obtenir un rendez-vous pour tester votre matériel avant l’audience.

Pour ce faire, vous DEVEZ transmettre votre demande au moins 24 heures avant la date de l’audience.

• Veuillez fournir les coordonnées (adresse électronique/numéro de téléphone) de toutes les parties devant participer au test.
• Nous vous recommandons de tester la technologie avant l’audience à partir du lieu où vous comptez vous trouver pendant celle-ci afin de vérifier votre connexion Internet à cet endroit.
• Les demandes de dernière minute et les demandes multiples pour une même audience peuvent ne pas être prises en compte.

4.         Je n’ai pas reçu d’invitation à la réunion.

Veuillez vérifier le dossier des courriels indésirables/pourriels de votre compte de courrier électronique. Si elle ne s’y trouve pas, communiquez avec votre avocat; si vous vous représentez vous-même, communiquez directement avec le tribunal à courtclerks@gov.mb.ca pour Winnipeg ou à regionalvirtualcourts@gov.mb.ca pour les bureaux régionaux.

5.      Je souhaite appeler un témoin à la barre.

Un témoin est une personne qui témoigne sous serment à une audience et qui ne peut déposer que sur des renseignements dont elle a connaissance personnellement. Les témoins ne sont pas autorisés à assister ou à participer à l’audience avant que ce ne soit leur tour de témoigner.

NOTE : Vos témoins ne peuvent pas se trouver dans la même pièce que vous pendant l’audience, sinon il leur sera interdit de témoigner. Cela peut également entraîner la nullité du procès.

Si vous avez l’intention d’appeler des témoins, vous devez leur transmettre l’invitation à la réunion Teams, et ils doivent demeurer accessibles à un numéro de téléphone où vous pouvez les joindre jusqu’à ce que ce soit leur tour de témoigner. Lorsque le moment est venu pour eux de témoigner, vous devez leur téléphoner ou leur envoyer un courriel et leur demander de se connecter à l’audience ou de téléphoner. Pour se connecter, ils ont besoin d’un accès Internet et d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent avec microphone et caméra fonctionnels. Les témoins ne doivent pas se connecter à l’audience tant qu’ils n’ont pas reçu d’instruction à cet effet. Si le témoin n’a pas de téléphone intelligent, d’ordinateur portable ou d’ordinateur, la Cour lui demandera de se joindre à l’audience par téléphone en composant le numéro de téléconférence indiqué dans l’invitation.

6.      Qu’est-ce qu’un serment ou une affirmation solennelle?

Toute personne qui témoigne à l’audience doit le faire sous serment ou par affirmation solennelle. La Cour lui demandera si elle souhaite témoigner :

• en prêtant serment sur une Bible
• par affirmation solennelle (promesse) de dire la vérité
• en tenant une plume d’aigle.

NOTE : Si un témoin souhaite prêter serment sur une Bible ou en tenant une plume d’aigle, il doit avoir l’objet avec lui à l’endroit d’où il témoigne, sinon la Cour procédera par affirmation solennelle.

7.      Quelles sont les lignes directrices en matière d’étiquette et de conduite pendant une visioconférence ou une audience Teams?

Règles générales/Guide de bonnes pratiques :

• Connectez-vous au lien qui vous a été envoyé par courriel 20 minutes avant le début de l’audience afin d’avoir le temps de vous installer ou de résoudre les problèmes éventuels.
• Avant l’ouverture du procès, on vous demandera de vous identifier et de préciser qui vous représentez, s’il y a lieu, et comment vous préférez que l’on s’adresse à vous. Le greffier inscrira au dossier le nom de toutes les parties et de tous les avocats présents.
• On vous informera du moment où l’instance doit commencer et de l’enregistrement des débats.
• Pour l’audience, installez-vous dans un endroit calme, bien éclairé et avec peu de bruit de fond. Asseyez-vous à une longueur de bras de votre caméra Web et directement devant le microphone.
• Dites votre nom chaque fois que vous prenez la parole. Les parties sont informées qu’elles doivent parler une à la fois, qu’elles doivent marquer une pause entre chaque intervenant et qu’elles ne doivent pas manipuler des papiers ou des objets à proximité du microphone de leur appareil.
• Lorsqu’ils n’ont pas la parole, les participants doivent couper leur microphone.
• En mode galerie, Teams affichera jusqu’à neuf (9) participants avec une vue en grille 3x3. Teams donne la priorité aux participants dont la vidéo est en marche et à ceux qui parlent le plus. Teams modifie automatiquement la taille de la grille à mesure que les participants arrivent et quittent.
• Teams rogne certaines vidéos pour qu’elles entrent mieux sur votre écran. Si une personne est rognée dans la vidéo ou qu’on ne voit qu’une partie de son visage, faites un clic droit et sélectionnez Ajuster au cadre pour afficher la vidéo en entier.
• Vous pouvez épingler un ou plusieurs participants pour que leur apparition vidéo soit plus évidente ou pour qu’ils demeurent visibles peu importe qui prend la parole.

ORDINATEUR – faites un clic droit sur le participant et sélectionnez Épingler. Si vous changez d’avis, faites un clic droit de nouveau et sélectionnez Désépingler.

TÉLÉPHONE INTELLIGENT/TABLETTE – appuyez et maintenez sur la vidéo du participant puis sélectionnez Épingler. Si vous changez d’avis, appuyez et maintenez puis sélectionnez Désépingler.

La vidéo sera épinglée sur votre vue, peu importe qui parle. Vous pouvez épingler autant de participants que vous voulez, tant qu’ils peuvent entrer sur votre écran.

• Si les avocats/clients ont besoin d’avoir une conversation privée, ils peuvent demander une pause, couper leur microphone, éteindre leur caméra et parler en privé au téléphone.
• Si la Cour doit faire une pause (accorder à chacun une pause pendant l’instance), la visioconférence demeure active. Il vous incombe d’éteindre votre microphone et votre caméra. Ne quittez pas la visioconférence. Si vous n’éteignez pas votre microphone et votre caméra, les autres participants pourront vous voir ou vous entendre.
• Les avocats/participants au procès doivent s’habiller comme s’ils assistaient à une procédure en personne dans une salle d’audience.

Voir CBR – Tenue vestimentaire (en anglais) CP – Tenue vestimentaire

• Assurez-vous que votre appareil est complètement chargé avant l’audience. Ayez le chargeur à portée de la main. La visioconférence peut vider rapidement la batterie de votre appareil.
• Si la connexion vidéo/audio est mauvaise, vous pouvez participer en composant le numéro de téléconférence figurant dans l’invitation.

Note – Il est strictement interdit d’enregistrer la procédure sur un appareil personnel.

8.      Comment puis-je obtenir une transcription de la procédure sur Teams?

Si l’audience est enregistrée, les transcriptions sont accessibles selon les mêmes modalités que pour les procédures en personne, conformément aux renseignements sur les transcriptions.